Horario y condiciones de uso de sala
La Agencia informa los días y horarios de funcionamiento de la sala, puntualiza la naturaleza tentativa de las asignaciones y aclara la posibilidad de proveer operador de stream. Toda solicitud será evaluada y la confirmación se comunicará dentro de cinco días hábiles desde su recepción.
La sala está disponible para uso de lunes a viernes en el horario vespertino y para actividades de fin de semana en la franja matutina y vespertina, con atención al público y disponibilidad operativa de 9 a 21 horas durante los días hábiles y de 10 a 18 horas los sábados. Estos horarios constituyen la oferta habitual de funcionamiento que la Agencia publica para la planificación de actividades, presentaciones y transmisiones, y se aplican a la mayoría de las solicitudes recibidas.
Cualquier reserva o petición se ajustará a estas franjas horarias salvo excepción justificada por la programación institucional. Los días y horarios que se indiquen en la solicitud u ofrecimientos iniciales deben considerarse tentativos: la asignación definitiva depende de la programación general de la sala y de la coordinación con otras actividades ya planificadas por la Agencia. La Agencia revisará la compatibilidad de la solicitud con la agenda existente y podrá reubicar o modificar el día y la franja horaria propuesta para garantizar la correcta operativa y el uso eficiente del espacio.
Toda modificación será notificada al solicitante oportunamente para su conformidad y coordinación final. En los casos en que el solicitante no cuente con un operador de stream propio, la Agencia puede facilitar la asignación de un operador profesional para la transmisión de la actividad, sujeto a la disponibilidad de recursos técnicos y humanos. La asignación del operador depende de la carga de trabajo y de la disponibilidad en el calendario operativo; por ello la Agencia no garantiza la presencia automática de personal técnico, sino que la oferta se realiza según posibilidad organizativa.
El solicitante será informado sobre la disponibilidad y las condiciones de la prestación técnica cuando la Agencia confirme la asignación de sala. La presentación de una solicitud a la Agencia no implica la confirmación automática de la reserva de la sala ni de la asignación de servicios complementarios. Toda solicitud ingresada será objeto de evaluación administrativa, técnica y de programación por parte del área responsable.
Durante esta evaluación se verificará la factibilidad del pedido en función de los horarios, la disponibilidad de la sala, la compatibilidad con otros eventos y la posibilidad de brindar servicios adicionales como operación de stream. Solo tras esa evaluación se procederá a la confirmación formal. Una vez recibida la solicitud, la Agencia se compromete a comunicar el resultado de la evaluación al solicitante en un plazo de cinco días hábiles.
En dicho plazo se informará si la asignación del día y horario propuestos ha sido confirmada, si se ha reprogramado o si se requieren ajustes adicionales. La comunicación incluirá, en su caso, la oferta de operador de stream, las condiciones técnicas y las indicaciones operativas pertinentes para la realización del evento, con el fin de facilitar la planificación del solicitante.
Para facilitar la gestión y el seguimiento, la Agencia mantiene canales de contacto a través de los mecanismos habituales publicados en su página institucional y en el enlace difundido, donde se puede completar la solicitud y acceder a información complementaria sobre normas de uso y contratación de servicios técnicos.
Se recomienda a los solicitantes detallar en la presentación los días y horarios preferidos, la necesidad o no de operador de stream y cualquier requerimiento técnico especial, de modo que la evaluación pueda realizarse con la mayor precisión y agilidad posible y se reduzcan las probabilidades de reprogramación.